Airtable ist ein unglaublich nützliches Tool zum Organisieren von praktisch allem. Ich habe gehört, es wird „Excel auf Steroiden“ genannt. Stellen Sie es sich als einen Hybrid aus Tabellenkalkulation und Datenbank vor, den Sie für Projektmanagement, CRM, DMS, ERP, Vertriebspipelines und mehr verwenden können.
Gleichzeitig bietet Airtable mehr Flexibilität und einige Funktionen, die es in eine völlig andere Kategorie als Excel, Sheets und herkömmliche Tabellenkalkulationen einordnen.
Passen Sie den Zellenfeldtyp an und lassen Sie ihn andere Tabellen nach Daten durchsuchen, ohne eine einzige Formelzeile zu schreiben. Fügen Sie ein Bild oder einen QR-Code für eine Produktinventur direkt in eine Zelle ein. „Moment, das kann ich machen?“
Mit Airtable ist das möglich.
Airtable-Übersicht
Preise und Pläne
Airtable bietet eine Freemium-Version, aber auch eine kostenlose 14-tägige Testversion von Airtable Pro. Dies ist ideal, um ein Gefühl für die Premium-Funktionen zu bekommen, die in der kostenlosen Version nicht enthalten sind.
Wenn Sie die Preise vergleichen, sollten Sie wissen, dass Bases die grundlegenden Bausteine von Airtable sind . Bases sind Datenbanken, die aus einer oder mehreren Tabellen bestehen, die in Arbeitsbereiche gruppiert sind:
Abhängig von der von Ihnen erworbenen Abonnementstufe können die von Ihnen erstellten Datenbanken mehr Datensätze und Anhänge enthalten. In den Premiumstufen (Plus und Pro) erhalten Sie zusätzliche Tools und einen längeren Revisionsverlauf, mit dem Sie Änderungen sehen oder Ihre Datenbank auf einen früheren Zustand zurücksetzen können.
So gliedern sich die Airtable-Preise in die einzelnen Stufen:
Wenn Sie sich den monatlichen Preis pro Benutzer ansehen, denken Sie daran, dass Airtable etwas anders abrechnet als das typische SaaS-Modell. Wie sie erklären: „ Arbeitsbereiche werden aktualisiert, keine Konten . Es gibt keine Premium-Benutzer in Airtable, nur Premium-Arbeitsbereiche.“
Wenn Sie einen Arbeitsplatz aufrüsten, erhalten alle Basen innerhalb des Arbeitsbereichs die entsprechenden Vorteile.
Die Gesamtkosten des Upgrades hängen von der Anzahl der Benutzer ab, denen Sie die Berechtigung zum Bearbeiten und Kommentieren von mindestens einer Basis im Arbeitsbereich erteilen. Benutzer mit Nur-Lese-Berechtigungen sowie Benutzer, die Formulare übermitteln, sind kostenlos.
Sie können Berechtigungen direkt vom Dashboard aus anzeigen und steuern:
Die meisten Leute legen alle Grundlagen, die sie für ein Upgrade benötigen, in einem einzigen Arbeitsbereich ab. Sie haben jedoch die Flexibilität, Airtable zu erweitern und Berechtigungen nach Belieben zuzuweisen. Die Abrechnung erfolgt monatlich und wird automatisch anteilig berechnet, um die von Ihnen vorgenommenen Änderungen widerzuspiegeln.
Hauptmerkmale
Auf Ihrem Dashboard können Sie alle Arbeitsbereiche und Basen sehen, die mit Ihnen geteilt oder von Ihnen erstellt wurden. Klicken Sie auf eine Basis, um sie zu öffnen und die Daten anzuzeigen, zu bearbeiten und zu exportieren, abhängig von Ihren Berechtigungen.
Um einen Eindruck von den wichtigsten Funktionen zu bekommen, werfen Sie einen Blick auf diese Sales-CRM-Vorlage von Airtable:
Sie können einen Schnappschuss einer leeren Tabelle mit Registerkarten zu drei weiteren Tabellen sehen, die dieses Beispiel für ein Sales CRM bilden: Opportunities, Interactions, Accounts und Contacts. Die Tabelle ist „nach 1 Feld sortiert“, was Sie in der Multifunktionsleiste unter den Tabellenregistern hervorgehoben sehen können, aber Sie können es erweitern, um nach beliebig vielen Feldern (Spalten) zu sortieren:
Zusätzlich zu den Sortierfunktionen können Sie Felder nach Bedarf gruppieren, filtern und ausblenden. Sie können auch zwischen mehreren Ansichten derselben Daten wechseln. Neben der Rasteransicht können Sie zwischen Galerie, Formular, Kanban oder Kalender wählen.
Dasselbe Raster mit den Chancen, aufgeteilt in einen Kalender:
Oder verwenden Sie die Kanban-Einstellung, um Opportunities als Vertriebspipeline anzuzeigen:
Das Verknüpfen von Datensätzen zwischen Datenbanken war noch nie so einfach wie in Airtable. Für den Anfang stehen Hunderte von Vorlagen zur Auswahl, aber es ist auch ziemlich einfach, von Grund auf eine eigene zu erstellen.
Was macht Airtable anders?
Microsoft Excel und Google Sheets eignen sich hervorragend zum Verarbeiten von Zahlen, aber wenn es um das Organisieren, Gruppieren, Sortieren und Referenzieren Ihrer Daten geht, lässt Airtable sie mit seiner ausgewogenen Mischung aus Leistung und Benutzerfreundlichkeit hinter sich.
In Airtable sind alle Tools, die Sie zum Einrichten einer voll funktionsfähigen relationalen Datenbank benötigen, nur wenige Klicks entfernt. Passen Sie den Feldtyp an Ihre Bedürfnisse an – richten Sie ihn so ein, dass er bestimmte Daten (Datum, Währung, Barcodes) erfasst oder mit einem anderen Datensatz verknüpft:
In diesem Beispiel ist das Feld „Konten“ mit der Tabelle „Konten“ verknüpft, sodass alle benötigten Informationen automatisch übernommen werden.
Sie könnten so etwas in Excel oder Tabellen einrichten, aber nicht ohne stundenlanges Üben, Frustration und Ausprobieren. Am Ende würde es nicht so gut aussehen wie in Airtable, und jeder andere außer einem weiteren Tabellenkalkulations-Doktor hätte Probleme, es selbst zu verwenden.
Pro
Zusammenarbeit
Sie können Personen zur Zusammenarbeit an ganzen Arbeitsbereichen oder an einzelnen Standorten einladen. Es gibt mehrere Berechtigungsstufen, was die Kosten niedrig hält und die Arbeit mit Auftragnehmern, Kunden und anderen Benutzern vereinfacht, die lediglich Formulare einreichen und schreibgeschützten Zugriff haben müssen.
Nach der Einladung können Mitarbeiter Tabellen anzeigen und bearbeiten und wissen, dass Änderungen in Echtzeit synchronisiert werden.
Durch Klicken auf einen Datensatz können sie den Aktivitätsfeed sehen, der einen lebendigen Verlauf der an einem einzelnen Datensatz vorgenommenen Änderungen darstellt. Dort können Mitarbeiter Kommentare mit @Erwähnungen hinterlassen, die andere benachrichtigen:
Airtable verfügt außerdem über eine hervorragende Integration mit Slack und vielen anderen Kollaborationsplattformen, die Ihren Teams mehr Kanäle bieten, um in Verbindung zu bleiben.
Vorlagen
Es gibt Hunderte von Vorlagen, um mit Airtable loszulegen. Die sofort einsatzbereite Funktionalität ist enorm. Airtable hilft Ihnen wirklich zu sehen, wie alles zusammenpasst und wie Sie Ihre Daten effektiv in die Plattform bringen.
Klicken Sie einfach auf die gewünschte Vorlage und schon werden alle zugehörigen Tabellen und Relationen für Sie zum Ausfüllen vorbereitet:
Das Importieren von Daten über CSV oder Tabellenkalkulationen ist sehr unkompliziert und die Vorlagen helfen Ihnen sicherzustellen, dass alles am richtigen Platz landet.
Wenn Sie bereit sind, zu suchen, gibt es wahrscheinlich einige von Benutzern erstellte Basen, die auf Ihre Nische zugeschnitten sind.
Blöcke
Dies ist eine der aufregendsten Funktionen, aber sie ist nur in den Pro-Plänen enthalten. Blöcke sind modulare Apps, die auf Ihren Tabellen liegen. Sie können Workflows erstellen, Informationen in Visualisierungen erfassen und Video- oder SMS-Zusammenarbeit einbauen.
Mit dem Gantt-Block können Sie beispielsweise sehen, wie sich Projekte, Ereignisse, Budgets usw. im Zeitverlauf aufteilen:
Da Sie in Airtable so viel verfolgen können, können Sie mit Ihrem Gantt-Block Diagramme für alle benötigten Informationen erstellen.
Sie können den Kartenblock auch verwenden , um Ihre Daten basierend auf der Geografie zu visualisieren. Solange Ihre Felder eine Adresse enthalten, können Sie Ihre Datensätze direkt in Airtable auf einer Karte, einem Satelliten oder sogar einer Straßenansicht sehen:
Hinweis: Sie benötigen einen funktionierenden Google Maps API-Schlüssel, um diesen Block zu verwenden. Für andere Blöcke gelten ähnliche Anforderungen.
Integrationen
Ich habe bereits die Slack-Integration für Airtable erwähnt , die fantastisch ist, aber es gibt noch viele mehr, darunter Asana, Dropbox, Facebook, GitHub und alle beliebten Social-Media-Plattformen.
Durch die Synchronisierung dieser Apps können Sie Ihre Daten noch besser kontrollieren.
Mit Zapier können Sie beispielsweise Ihr WordPress so einrichten, dass jeder Kommentar zu einem Datensatz in Airtable wird. Oder integrieren Sie MailChimp, um für jeden neuen E-Mail-Abonnenten einen neuen Datensatz in Airtable zu erstellen.
Nachteile
Eingeschränkte mobile App
Einer der großen Vorteile von Airtable ist die Flexibilität, das Tool auf verschiedene Arten zu nutzen. Leider ist die Palette der Aufgaben, die Sie unter iOS und Android erledigen können, im Vergleich zur Desktop-App ziemlich eingeschränkt.
Das Fehlen der Mobilfunktionalität wird nicht alle Benutzer betreffen, Sie sollten sich aber dennoch der Unterschiede zwischen der Desktop- und der Mobilversion von Airtable bewusst sein .
Eine gewisse Lernkurve
Wie bei jedem so leistungsstarken Tool wie Airtable müssen sich neue Benutzer Zeit nehmen, um herauszufinden, wie sie das Programm optimal nutzen können. Der Einstieg mit einer Vorlage ist wunderbar, aber Personen, die beispielsweise für ein Inventar verantwortlich sind, sollten sich sicher sein, dass sie wissen, wie die Datenbank funktioniert.
Auf der Enterprise-Ebene bietet Airtable individuelle Schulungen und Support, um Ihnen beim Aufbau von Workflows zu helfen. Für andere Abonnenten gibt es hilfreicheLernressourcen, darunter exemplarische Vorgehensweisen, Webinare und eine Anleitungsreihe.
Im Vergleich zu ähnlichen Datenbank-/Tabellenkalkulationstools ist die Lernkurve bei Airtable meiner Meinung nach recht überschaubar. Und wenn Sie erst einmal mit der Plattform vertraut sind, werden Sie sich neue Möglichkeiten überlegen, die erweiterten Funktionen zu nutzen.
Preis
Auch wenn die Preisstruktur von Airtable für Sie von Vorteil sein könnte, haben manche festgestellt, dass die Kosten nach der Aktualisierung von Arbeitsbereichen und der Einladung von Mitarbeitern in die Höhe schnellen. Überlegen Sie, was die Nutzung dieses Tools kosten wird, während Sie Ihren Bedarf jetzt und in Zukunft einschätzen.
Airtable ist keineswegs übermäßig teuer, aber es gibt definitiv günstigere Optionen auf dem Markt. Sie könnten mit den budgetfreundlichen Plänen von G Suite und Microsoft 365 beginnen.
Sie könnten auch Notion in Betracht ziehen , insbesondere wenn Sie nach einem Projektmanagement-Tool suchen. Insgesamt ist Notion weniger leistungsstark als Airtable, aber es ist weniger teuer und bietet möglicherweise alles, was Sie brauchen.
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Unsere Empfehlung
Airtable ist ein großartiges Produkt und für eine wachsende Zahl von Anwendungsfällen eine ansprechende Alternative zu Sheets und Excel. Sie werden hören, dass es keine Projekte über einer bestimmten Größe verarbeiten kann, aber ich denke, das trifft immer weniger zu. Netflix ist ein Airtable-Client und Tesla verwendet es zur Bestandsverfolgung.
Der beste Weg, um herauszufinden, ob Airtable Ihnen dabei hilft, Ihre alten Grenzen zu überwinden, ist die kostenlose Testversion . Wir empfehlen Ihnen dringend, es auszuprobieren. Sie erhalten zwei Wochen lang Zugriff auf die Premiumfunktionen.
Liefern sie einen Mehrwert? Arbeiten die Leute gerne in Basen und Arbeitsbereichen? Wenn es sich nicht lohnt, für Premium zu bezahlen, können Sie den Freemium-Plan von Airtable immer noch für immer nutzen.