Wie verwende ich VLOOKUP in Excel? Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Microsoft Excel ist ein überraschend leistungsfähiges Tool für die Datenverwaltung und bietet robuste Funktionen zum einfachen Analysieren und Interpretieren von Daten. Obwohl Excel aufgrund seiner Vielseitigkeit oft unterschätzt wird, ist es nach wie vor eine äußerst effektive und beliebte Anwendung, die heute von fast jeder Organisation verwendet wird. Excel bietet viele Funktionen, die die Datenverarbeitung vereinfachen, darunter VLOOKUP. Diese Funktion dient als Suchwerkzeug, mit dem Tabellen oder Kalkulationstabellen vertikal durchsucht werden können, um bestimmte Daten zu finden.

Lassen Sie uns nun verstehen, was genau VLOOKUP in Excel ist.

Was ist VLOOKUP in Excel? 

VLOOKUP ist eine leistungsstarke Funktion in Excel, die in der ersten Spalte eines Bereichs (Tabelle oder Array) nach einem Wert sucht und einen entsprechenden Wert in derselben Zeile aus einer angegebenen Spalte zurückgibt. Das „V“ in VLOOKUP steht für „Vertikal“ und gibt an, dass in einer Tabelle vertikal (nach unten) gesucht wird.

Hier ist die grundlegende Syntax der VLOOKUP-Funktion:

• lookup_value: Dies ist der Wert, nach dem Sie in der ersten Spalte der Tabelle suchen möchten.
• table_array: Dies ist die Tabelle oder der Zellbereich, in dem Sie die Suche durchführen möchten. Die erste Spalte dieses Bereichs sollte die gesuchten Werte enthalten.
• col_index_num: Die Spaltennummer in der Tabelle, aus der Sie den entsprechenden Wert abrufen möchten. Wenn sich der gesuchte Wert beispielsweise in der ersten Spalte des Tabellenarrays befindet und Sie einen Wert aus der dritten Spalte zurückgeben möchten, geben Sie 3 an.
• [range_lookup]: Dies ist ein optionales Argument, das angibt, ob Sie eine genaue oder ungefähre Übereinstimmung wünschen. Wenn es auf TRUE gesetzt oder weggelassen wird, sucht Excel nach einer ungefähren Übereinstimmung (nächste Übereinstimmung). Wenn es auf FALSE gesetzt wird, sucht Excel nach einer genauen Übereinstimmung.

Wenn Sie beispielsweise eine Tabelle mit Mitarbeiterinformationen haben, in der Spalte A die Mitarbeiter-IDs und Spalte B die Namen der Mitarbeiter enthält, und Sie den Namen eines Mitarbeiters mit einer bestimmten ID suchen möchten, können Sie VLOOKUP folgendermaßen verwenden:

Dies würde in der ersten Spalte (A2:A10) nach „Mitarbeiter-ID“ suchen und den entsprechenden Namen aus der zweiten Spalte (B2:B10) zurückgeben. Das Argument FALSE zeigt eine genaue Übereinstimmung an.

Wie verwende ich VLOOKUP in Excel?

Die Verwendung von VLOOKUP in Excel ist relativ unkompliziert. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Bereiten Sie Ihre Daten vor: Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten in einem tabellarischen Format organisiert sind, wobei der Wert, den Sie nachschlagen möchten, in der äußersten linken Spalte Ihrer Tabelle steht.

2. Bestimmen Sie, was Sie nachschlagen möchten: Identifizieren Sie den Wert, nach dem Sie suchen möchten, in der äußersten linken Spalte Ihrer Tabelle.

3. Wählen Sie die Zelle aus, in der das Ergebnis angezeigt werden soll: Klicken Sie auf die Zelle, in der das Ergebnis der VLOOKUP-Funktion angezeigt werden soll.

4. Geben Sie die VLOOKUP-Funktion ein: Geben Sie „=“ (Gleichheitszeichen) in die ausgewählte Zelle ein, um eine Formel zu beginnen, und geben Sie dann „VLOOKUP(“ ein. Dadurch erwartet Excel die Argumente für die VLOOKUP-Funktion.

5. Geben Sie die Argumente ein:

• lookup_value: Geben Sie den Wert ein, nach dem Sie suchen möchten.
• table_array: Wählen Sie den Zellbereich aus, aus dem Ihre Tabelle besteht, einschließlich der Spalte, die den Nachschlagewert enthält, und der Spalten, aus denen Sie Daten abrufen möchten.
• col_index_num: Geben Sie die Spaltennummer ein, aus der Sie Daten abrufen möchten. Zählen Sie von der Spalte ganz links im table_array. Wenn Sie beispielsweise Daten aus der dritten Spalte abrufen möchten, geben Sie „3“ ein.
• [range_lookup]: Geben Sie entweder TRUE für eine ungefähre Übereinstimmung oder FALSE für eine genaue Übereinstimmung ein. Dieses Argument ist optional. Wenn es weggelassen wird, geht Excel standardmäßig von TRUE aus.

6. Klammern schließen: Nach der Eingabe der Argumente schließen Sie die Klammern “)”.

7. Drücken Sie die Eingabetaste: Drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur, um die Formel auszuführen. Excel führt die VLOOKUP-Funktion aus und zeigt das Ergebnis in der ausgewählten Zelle an.

8. Ziehen oder kopieren Sie die Formel: Wenn Sie dieselbe Suche für mehrere Zellen durchführen müssen, ziehen Sie den Ausfüllpunkt (ein kleines Quadrat in der unteren rechten Ecke der Zelle mit der Formel) oder kopieren Sie die Formel und fügen Sie sie in andere Zellen ein.

Wie führt man eine VLOOKUP-Funktion in Excel mit zwei Tabellen durch?

Die Verwendung von VLOOKUP zwischen zwei separaten Tabellenblättern in Excel ähnelt der Verwendung von VLOOKUP innerhalb eines einzelnen Tabellenblatts. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Öffnen Sie beide Tabellen: Öffnen Sie die Excel-Dateien, die die Daten enthalten, mit denen Sie arbeiten möchten. Ordnen Sie die Fenster so an, dass Sie beide Tabellen gleichzeitig sehen können.
2. Identifizieren Sie den Nachschlagewert: Bestimmen Sie den Wert, nach dem Sie in einer Tabelle suchen möchten (nennen wir sie Tabelle A).
3. Wählen Sie die Zelle für die VLOOKUP-Formel aus: Gehen Sie zu der Tabelle, in der das Ergebnis angezeigt werden soll (nennen wir sie Tabelle B), und wählen Sie die Zelle aus, in der das Ergebnis der VLOOKUP-Funktion angezeigt werden soll.
4. Geben Sie die VLOOKUP-Formel ein: Geben Sie „=“ (Gleichheitszeichen) in die ausgewählte Zelle ein, um eine Formel zu beginnen, und geben Sie dann „VLOOKUP(“ ein. Dadurch erwartet Excel die Argumente für die VLOOKUP-Funktion.
5. Geben Sie den Nachschlagewert ein: Wechseln Sie zu Tabelle A und klicken Sie auf die Zelle, die den Nachschlagewert enthält, den Sie in Schritt 2 ermittelt haben. Dadurch wird das Nachschlagewertargument in der VLOOKUP-Funktion automatisch ausgefüllt.
6. Geben Sie das Tabellenarray ein: Wechseln Sie zurück zu Tabelle B und geben Sie das Tabellenarrayargument der Funktion VLOOKUP ein. Klicken und ziehen Sie, um den Zellbereich auszuwählen, aus dem die Tabelle in Tabelle B besteht, einschließlich der Spalte mit dem Nachschlagewert und der Spalten, aus denen Sie Daten abrufen möchten.
7. Geben Sie die Spaltenindexnummer ein: Geben Sie in Tabelle B die Spaltennummer ein, aus der Sie Daten abrufen möchten. Zählen Sie von der Spalte ganz links im Tabellenarray.
8. Geben Sie das Argument [range_lookup] ein: Geben Sie optional TRUE für eine ungefähre Übereinstimmung oder FALSE für eine genaue Übereinstimmung ein.
9. Schließen Sie die Klammern und drücken Sie die Eingabetaste: Schließen Sie nach der Eingabe der Argumente die Klammern “)” und drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur, um die Formel auszuführen. Excel führt die VLOOKUP-Funktion aus und zeigt das Ergebnis in der ausgewählten Zelle in Tabelle B an.
10. Überprüfen und anpassen: Überprüfen Sie das Ergebnis der VLOOKUP-Formel, um sicherzustellen, dass es korrekt ist. Passen Sie bei Bedarf die Formel oder die Zellbezüge an.
11. Bei Bedarf wiederholen: Um zusätzliche VLOOKUP zwischen den beiden Tabellen durchzuführen, wiederholen Sie den Vorgang für jeden Nachschlagewert.

Wie führt man eine VLOOKUP-Funktion in Excel mit zwei Arbeitsmappen durch?

Das Ausführen einer VLOOKUP-Funktion zwischen zwei verschiedenen Arbeitsmappen in Excel ist dem Ausführen innerhalb derselben Arbeitsmappe oder zwischen zwei separaten Tabellenblättern sehr ähnlich. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Öffnen Sie beide Arbeitsmappen: Öffnen Sie zunächst die Excel-Arbeitsmappen, die die Daten enthalten, mit denen Sie arbeiten möchten. Stellen Sie sicher, dass beide Arbeitsmappen geöffnet und auf Ihrem Bildschirm sichtbar sind.
2. Identifizieren Sie den Nachschlagewert: Bestimmen Sie den Wert, nach dem Sie in einer Arbeitsmappe suchen möchten (nennen wir sie Arbeitsmappe A).
3. Wählen Sie die Zelle für die VLOOKUP-Formel aus: Wechseln Sie zu der Arbeitsmappe, in der das VLOOKUP-Ergebnis angezeigt werden soll (nennen wir diese Arbeitsmappe B). Wählen Sie die Zelle aus, in der das Ergebnis der VLOOKUP-Funktion angezeigt werden soll.
4. Geben Sie die VLOOKUP-Formel ein: Geben Sie „=“ (Gleichheitszeichen) in die ausgewählte Zelle ein, um eine Formel zu beginnen, und geben Sie dann „VLOOKUP(“ ein. Dadurch erwartet Excel die Argumente für die VLOOKUP-Funktion.
5. Geben Sie den Nachschlagewert ein: Wechseln Sie zu Arbeitsmappe A und klicken Sie auf die Zelle, die den Nachschlagewert enthält, den Sie in Schritt 2 ermittelt haben. Dadurch wird das Nachschlagewertargument in der VLOOKUP-Funktion automatisch ausgefüllt.
6. Geben Sie das Tabellenarray ein: Wechseln Sie zurück zu Arbeitsmappe B und geben Sie das Tabellenarrayargument der Funktion VLOOKUP ein. Klicken und ziehen Sie, um den Zellbereich auszuwählen, aus dem die Tabelle in Arbeitsmappe B besteht, einschließlich der Spalte, die den Nachschlagewert enthält, und der Spalten, aus denen Sie Daten abrufen möchten.
7. Geben Sie die Spaltenindexnummer ein: Geben Sie die Spaltennummer ein, aus der Sie in Arbeitsmappe B Daten abrufen möchten. Zählen Sie von der Spalte ganz links im Tabellenarray.
8. Geben Sie das Argument [range_lookup] ein: Geben Sie optional TRUE für eine ungefähre Übereinstimmung oder FALSE für eine genaue Übereinstimmung ein.
9. Schließen Sie die Klammern und drücken Sie die Eingabetaste: Schließen Sie nach der Eingabe der Argumente die Klammern “)” und drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur, um die Formel auszuführen. Excel führt die VLOOKUP-Funktion aus und zeigt das Ergebnis in der ausgewählten Zelle in Arbeitsmappe B an.
10. Überprüfen und anpassen: Überprüfen Sie das Ergebnis der VLOOKUP-Formel, um sicherzustellen, dass es korrekt ist. Passen Sie bei Bedarf die Formel oder die Zellbezüge an.
11. Speichern Sie Ihre Arbeit: Vergessen Sie nicht, beide Arbeitsmappen zu speichern, nachdem Sie Änderungen vorgenommen haben.

Tipps zur effizienten Nutzung der VLOOKUP-Funktion

Die effiziente Verwendung der VLOOKUP-Funktion kann Ihre Produktivität bei der Arbeit mit Excel erheblich steigern. Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, VLOOKUP optimal zu nutzen:

• Organisieren Sie Ihre Daten: Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten in Tabellen mit klaren Überschriften gut organisiert sind. Dies erleichtert das Verständnis und die Arbeit mit VLOOKUP.
• Verstehen Sie die Struktur Ihrer Daten: Machen Sie sich vor der Verwendung von VLOOKUP mit der Struktur Ihrer Daten vertraut , einschließlich dem Speicherort des Nachschlagewerts und den Spalten, aus denen Sie Daten abrufen möchten.
• Benannte Bereiche verwenden: Anstatt den Zellbereich für das Argument table_array manuell auszuwählen, definieren Sie benannte Bereiche für Ihre Daten. Dadurch werden Ihre Formeln lesbarer und einfacher zu verwalten.
• Verwenden Sie absolute Zellbezüge: Wenn Sie Ihre VLOOKUP-Formel in andere Zellen kopieren, verwenden Sie absolute Zellbezüge ($) für das Argument table_array, um sicherzustellen, dass sich der Bereich nicht ändert.
• Sortieren Sie Ihre Daten: VLOOKUP funktioniert am besten, wenn es in aufsteigender Reihenfolge nach der Nachschlagespalte sortiert wird. So kann Excel den gesuchten Wert schnell finden.
• Genaue Übereinstimmung verwenden: Sofern Sie nicht ausdrücklich eine ungefähre Übereinstimmung benötigen, verwenden Sie für das Argument [range_lookup] immer FALSE oder 0, um sicherzustellen, dass VLOOKUP eine genaue Übereinstimmung durchführt. Dadurch werden unerwartete Ergebnisse vermieden.
• Fehlerbehandlung: Verwenden Sie Fehlerbehandlungsfunktionen wie IFERROR oder IFNA, um Fälle zu behandeln, in denen VLOOKUP keinen übereinstimmenden Wert finden kann. Dadurch wird verhindert, dass in Ihrem Arbeitsblatt Fehler angezeigt werden.
• Erwägen Sie die Verwendung von INDEX/MATCH: Während VLOOKUP häufig für vertikale Nachschlagevorgänge verwendet wird, kann die Kombination von INDEX- und MATCH-Funktionen mehr Flexibilität und Effizienz bieten, insbesondere beim Umgang mit großen Datensätzen.
• Überprüfen Sie, ob Dateninkonsistenzen vorliegen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachschlagewerte in allen Datensätzen konsistent sind. Dateninkonsistenzen können bei der Verwendung von VLOOKUP zu ungenauen Ergebnissen führen.
• Testen Sie Ihre Formeln: Bevor Sie sich bei wichtigen Aufgaben auf VLOOKUP verlassen, testen Sie sie mit Beispieldaten, um sicherzustellen, dass sie richtig funktionieren.
• Verwenden Sie den VLOOKUP-Assistenten: Wenn Sie mit dem manuellen Schreiben von Formeln nicht vertraut sind, können Sie den VLOOKUP-Assistenten in Excel verwenden, der Sie Schritt für Schritt durch den Vorgang führt.

Häufige Fehler in der VLOOKUP-Funktion 

Obwohl die VLOOKUP-Funktion in Excel leistungsstark ist, treten bei Benutzern mehrere häufige Fehler auf:

1. #N/A-Fehler: Dieser Fehler tritt auf, wenn VLOOKUP den Nachschlagewert in der ersten Spalte des Tabellenarrays nicht finden kann. Dies kann aufgrund falsch geschriebener oder fehlender Werte oder wenn die Daten nicht in aufsteigender Reihenfolge sortiert sind (bei Verwendung einer exakten Übereinstimmung) auftreten.
2. #REF!-Fehler: Dieser Fehler tritt auf, wenn der referenzierte Bereich für das Argument table_array ungültig ist oder gelöscht oder ersetzt wurde. Überprüfen Sie die Bereichsreferenzen, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind.
3. #WERT!-Fehler: Dieser Fehler tritt auf, wenn ein oder mehrere Eingabeargumente der VLOOKUP-Funktion falsch sind. Überprüfen Sie, ob die Argumente richtig eingegeben wurden und den erwarteten Datentypen entsprechen.
4. Falscher Spaltenindex: Wenn das Argument col_index_num die Anzahl der Spalten im table_array überschreitet, gibt VLOOKUP einen Fehler zurück. Überprüfen Sie die Spaltenindexnummer noch einmal, um sicherzustellen, dass sie innerhalb des Spaltenbereichs im table_array liegt.
5. Fehlendes oder falsches [range_lookup]-Argument: Wenn das [range_lookup]-Argument weggelassen und nicht explizit auf TRUE oder FALSE gesetzt wird, geht Excel standardmäßig von TRUE aus, was nicht immer das gewünschte Verhalten sein muss. Geben Sie TRUE oder FALSE explizit an, um unerwartete Ergebnisse zu vermeiden.
6. Verwenden von VLOOKUP mit verbundenen Zellen: VLOOKUP funktioniert möglicherweise nicht richtig, insbesondere wenn sich der Nachschlagewert in einer verbundenen Zelle befindet. Vermeiden Sie die Verwendung verbundener Zellen, wenn Sie mit VLOOKUP arbeiten.
7. Verwenden relativer Zellbezüge: Wenn Sie eine VLOOKUP-Formel ohne absolute Zellbezüge (mit $) in andere Zellen kopieren, können sich die Bereichsbezüge ändern, was zu unerwarteten Ergebnissen oder Fehlern führt. Verwenden Sie bei Bedarf immer absolute Zellbezüge.
8. Datentypkonflikt: Stellen Sie sicher, dass die Datentypen des Nachschlagewerts und der ersten Spalte des Tabellenarrays übereinstimmen. Wenn der Nachschlagewert beispielsweise eine Zahl ist, stellen Sie sicher, dass er mit numerischen Werten im Tabellenarray verglichen wird.
9. Nachfolgende Leerzeichen oder nicht druckbare Zeichen: Zusätzliche Leerzeichen oder nicht druckbare Zeichen im Nachschlagewert oder in den Daten können dazu führen, dass VLOOKUP keine Übereinstimmung findet. Bereinigen Sie Ihre Daten, um alle unnötigen Zeichen zu entfernen.
10. Dateninkonsistenzen: Inkonsistente Formatierungen oder Abweichungen bei der Dateneingabe können zu Nichtübereinstimmungen zwischen dem Nachschlagewert und den Werten im Tabellenarray führen. Stellen Sie die Datenkonsistenz sicher, um Fehler zu vermeiden.

Einschränkungen von VLOOKUP in Excel

Obwohl VLOOKUP eine vielseitige und weit verbreitete Funktion in Excel ist, weist sie einige Einschränkungen auf:

• Sucht nur vertikal: VLOOKUP kann nur in der äußersten linken Spalte einer Tabelle nach einem Wert suchen und einen entsprechenden Wert aus einer Spalte rechts davon abrufen. Eine horizontale Suche ist nicht möglich.
• Beschränkt auf exakte oder ungefähre Übereinstimmungen: VLOOKUP kann nur exakte oder ungefähre Übereinstimmungen durchführen. Andere Übereinstimmungstypen, wie z. B. teilweise Übereinstimmungen oder Platzhalterübereinstimmungen, können ohne zusätzliche Manipulation nicht durchgeführt werden.
• Abrufen einzelner Spalten: VLOOKUP kann nur Werte aus einer einzelnen Spalte im Tabellenarray abrufen. Wenn Sie Daten aus mehreren Spalten abrufen müssen, müssen Sie mehrere VLOOKUP-Funktionen oder einen anderen Ansatz wie INDEX/MATCH verwenden.
• Leistungsprobleme bei großen Datensätzen: VLOOKUP kann bei großen Datensätzen langsam und ineffizient werden, insbesondere wenn das Tabellenarray nicht in aufsteigender Reihenfolge sortiert ist. In solchen Fällen können alternative Methoden wie INDEX/MATCH oder die in Excel integrierten Nachschlagefunktionen wie XLOOKUP oder INDEX/AGGREGATE effizienter sein.
• Unflexibles Tabellenarray: Das Tabellenarray-Argument in VLOOKUP muss ein statischer BereichVLOOKUP sein. Wenn sich Ihre Daten häufig vergrößern oder verkleinern, müssen Sie den BereichVLOOKUP manuell aktualisieren, was mühsam und fehleranfällig sein kann.
• Eingeschränkte Fehlerbehandlung: VLOOKUP bietet keine robusten Optionen zur Fehlerbehandlung. Es gibt normalerweise #N/A-Fehler zurück, wenn keine Übereinstimmung gefunden werden kann, was nicht immer wünschenswert ist. Benutzer müssen häufig zusätzliche Funktionen wie IFERROR integrieren, um Fehler eleganter zu behandeln.
• Empfindlich gegenüber Spaltenumordnung: Wenn Spalten im Tabellenarray hinzugefügt, gelöscht oder umgeordnet werden, kann dies vorhandene VLOOKUP-Formeln beschädigen. Dies kann insbesondere bei großen und komplexen Arbeitsblättern zu einem Wartungsproblem führen.
• Standardmäßig nicht case-sensitiv: VLOOKUP ist nicht case-sensitiv, d. h. es behandelt Groß- und Kleinbuchstaben als gleichwertig. Dies kann zu unerwarteten Ergebnissen führen, wenn Ihre Daten case-sensitive Werte enthalten.
• Beschränkt auf den ersten übereinstimmenden Wert: VLOOKUP gibt nur den ersten übereinstimmenden Wert zurück, den es in der äußersten linken Spalte des Tabellenarrays findet. Wenn der Nachschlagewert mehrfach vorkommt, ruft es den entsprechenden Wert aus der ersten Übereinstimmung ab.
• Keine native Unterstützung für Arrays oder mehrere Kriterien: VLOOKUP kann Arrays oder mehrere Kriterien nicht innerhalb eines einzigen Funktionsaufrufs verarbeiten. Benutzer greifen häufig auf Arrayformeln oder Hilfsspalten zurück, um diese Funktionalität zu erreichen, was komplex und ressourcenintensiv sein kann.

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Fazit

Die Beherrschung der VLOOKUP-Funktion in Excel kann Ihre Fähigkeit, Daten effizient abzurufen und zu analysieren, erheblich verbessern . Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung bietet einen umfassenden Überblick über die effektive Verwendung von VLOOKUP, vom Verständnis der Syntax bis zur Anwendung in realen Szenarien anhand praktischer Beispiele. Wenn Sie diese Anweisungen befolgen, können Sie die Leistungsfähigkeit von VLOOKUP nutzen, um Ihren Arbeitsablauf zu optimieren, genaue Datensuchen durchzuführen und fundierte Entscheidungen auf der Grundlage Ihrer Excel-Daten zu treffen. Mit etwas Übung und Erkundung werden Sie das volle Potenzial von VLOOKUP ausschöpfen und bei Ihren Datenanalyseaufgaben brillieren, wodurch Sie produktiver und kompetenter in Excel werden.

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Häufig gestellte Fragen